今回のテーマは、「オンライン面接で気をつけるべきポイント」
昨年来、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、各企業でもオンライン化が急速に進み、今や日常的にオンライン会議やチャットツールでコミュニケーションを取られている企業も多くいらっしゃいます。
企業の採用選考の場においても同様で、現在では大半の企業がオンライン面接を実施しており、オンライン面接を通して候補者から必要な情報を引き出し、人材を見極め、採用可否を決定しています。オンライン面接は、候補者にとっては企業に赴く必要がなく、移動時間や交通費などの負担がなくなることがメリットですし、企業側も面接会場の確保・準備や移動時間がなくなることに加え、より多くの候補者との面接が可能になり、優秀な人材を獲得できる効果があるといわれています。今後もオンライン面接は、ますますスタンダードな採用選考ツールとして普及していくことでしょう。
オンライン面接の課題
このように順調に普及していると思われるオンライン面接ですが、一方で、未だにトラブルが絶えないことも事実です。弊社でも候補者・企業から「上手くオンライン面接ができなかった」という報告を度々受けており、高い頻度で、面接当日に何かしらのトラブル・緊急事態が発生している事が分かっています。特に多いのが「準備不足による通信障害」のトラブルです。
トラブルの具体例：
アプリのインストールや更新を面接開始直前に実施したため、作業が完了するまで面接が開始できず、開始時間が遅延
マイクの故障による音声通話遮断
バッテリー切れにより面接途中で強制終了
「面接中に通信遮断が数分間続き、候補者が本来の良さや実力を発揮できずに終わってしまった」とか、面接開始時間を10分以上過ぎても「まだオンライン面接が開始できていない」などの報告を受けることがあります。そのような状況を少しでも改善できればとの思いから、基本的なことではありますが、今回は改めましてオンライン面接における注意点を振り返ります。
オンライン面接における注意点
面接担当者は、Web会議ツールを運用するための知識や、当日起こりえるトラブルに対応できる能力が求められます。事前の設定や準備が煩雑なWeb会議ツールを選んでしまったり、面接前の候補者への案内が不十分であったりすることが原因でのトラブルをよく目にします。
代表的なツールは「Zoom」「Microsoft Teams」
企業により異なりますが最近では、「Zoom」「Microsoft Teams」が代表的なツールとしてオンライン面接にて使用されております。
候補者が面接に参加するにあたって、簡単にアクセスできるツールを選ぶことは考慮すべき重要ポイントです。その点、「Zoom」「Microsoft Teams」は、いずれも招待される側（候補者側）は企業から送られてきた指定のURLをクリックするだけで参加できるのでトラブルが起きにくいです。
一方で、見慣れないツールの使用、複雑な設定が必要なツールを使用している場合などは、当日のトラブルを避けるため、事前に候補者側にマニュアルを配布するなどの工夫が必要です。
事前の準備事項
通信回線の確認
音声の確認（パソコンに内蔵されているマイクよりもヘッドセット等を使用することがお勧めです）
パソコンやスマートフォンの充電確認（画面付きでの通信では通常よりもバッテリーの消費が早いです）
緊急連絡先の確認
万が一、トラブルが発生してしまったときでも、落ち着いて対応できる「備え」がオンライン面接では重要です。そして、面接開始数分前には待機し、余裕を持って進行できる気持ちの準備も大切になってきます。
上記のポイントはどれも既にご存知の事ばかりと思われるかも知れませんが、実際に起こったトラブルの原因の大半を占めている事も事実です。
面接を受ける候補者側も企業を見ております。来社する機会がなければ、候補者にとっての企業の印象はオンライン面接での面接担当者そのものになってきます。終始スムーズに面接が進んだ企業と、そうでない企業とではフィードバックの内容に大きな差が生まれております。
弊社でも毎日のように各企業の面接の設定をしておりますが、オンライン面接においては対面面接以上に慎重に確認しながら準備を進めております。今回のポイントにつきまして、少しでもご参考にしていただき、より良い面接を実施していただけましたら幸いです。
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